Preguntas frecuentes FAQS
Sobre el Canal Ético Eurobanan
¿Por qué Eurobanan tiene un Canal Ético?
El Canal Ético se ha establecido para proporcionar a los socios, directivos, emplead@s de Eurobanan, así como a clientes, consumidores, proveedores, colaboradores y otras personas ajenas a Eurobanan, un medio para comunicar de manera segura y confidencial, ya sea de forma anónima o no, cualquier acción u omisión que pueda implicar una conducta ilegal, poco ética, que viole las políticas y/o normas corporativas internas, o que de alguna manera, sea incompatible con el Código de Conducta y Ética Empresarial de Eurobanan, accesible en https://eurobanan.com/.
¿Cómo presentar una comunicación al Canal Ético Eurobanan?. Canales habilitados.
Cualquier comunicación de una presunta irregularidad, puede realizarse a través de uno de los canales que se detallan a continuación:
Canal preferente: vía internet, gestionado por nuestro proveedor (Navex).
Canal alternativo: teléfono, gestionado por nuestro proveedor (Navex)
Otros canales alternativos:
- Correo postal, a la atención de: Canal Ético Eurobanan, Mercamadrid, Plataforma Baja B3.3, 28050, Madrid, España.
- Reunión presencial: Puede comunicar presuntas irregularidades en persona. Es necesario reservar cita previa a través del correo electrónico: canaletico@eurobanan.com
Nota: en este caso se fijará la reunión dentro del plazo máximo de 7 días de haber recibido la petición.
¿Quién opera el Canal Ético (vía internet y telefónico) Eurobanan?
Eurobanan ha encargado la gestión de su Canal Ético (por internet y/o vía telefónica) a una organización externa independiente, llamada Navex (www.navexglobal.com).
Navex proporciona a organizaciones de todo el mundo, soluciones de comunicación en línea directa de manera confidencial y, si se desea, de forma anónima.
En relación con las comunicaciones cursadas a través del Ethics Point Eurobanan, Navex recopila de forma confidencial la información proporcionada por el informante (por internet o vía telefónica) y posteriormente transmite la comunicación a Eurobanan, con el fin de que Eurobanan efectúe un seguimiento e investigación de la comunicación recibida.
¿Qué es Ethics Point?
EthicsPoint es la herramienta o plataforma de comunicación completa y confidencial creada y gestionada por NAVEX Global que permite comunicar conductas irregulares o ilícitas.
Puede acceder a información adicional en www.ethicspoint.com.
Comunicación- Aspectos Generales
¿Qué conductas se deben o pueden comunicar a través del Canal Ético Eurobanan?
A través del Canal Ético Eurobanan (vía internet, teléfono, correo postal o reunión presencial), se puede comunicar cualquier preocupación, sospecha razonables, infracciones reales o potenciales, que se hayan producido o que sea probable que se produzcan, y que consistan en:
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal (Delitos).
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves.
- Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea y que afecten a los intereses financieros de la Unión ó incidan en el mercado interior.
- Cualquier incumplimiento del Codigo de Conducta y Ética Empresarial de Eurobanan, así como de otras politicas, normas corporativas internas que integren el sistema de cumplimiento de Eurobanan.
¿Qué hacer si no está seguro de la conducta que desea comunicar?
Durante el proceso de comunicación a través del Canal Ético operado por Navex (vía internet o teléfono), el informante tendrá la opción de seleccionar la ¨conducta ¨que desea comunicar.
No obstante, en caso de no estar seguro sobre el ¨encuadre¨ legal de la conducta irregular a informar, podrá igualmente realizar la comunicación, describiendo de la forma más detallada posible, así como aportar documentación o pruebas que acompañen el informe sobre cualquier acción u omisión que considere contraria a la legalidad vigente o al Código de Conducta y Ética Empresarial de Eurobanan, o de cualquier otra política, procedimiento o norma interna de Eurobanan.
Una vez recibida la comunicación, la información será revisada y en su caso, categorizada por la/s persona/s autorizada/s por Eurobanan para gestionar el Canal Ético.
¿Quién puede efectuar una comunicación a través del Canal Ético Eurobanan?
Cualquier persona interna o externa de las mencionadas en el siguiente listado, puede efectuar una comunicación a Eurobanan a través de su Canal Ético, ya sea por Internet, teléfono, correo postal o presencial:
- Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al Organo de Administración, Dirección o supervisión, incluidos miembros ejecutivos y no ejecutivos de Eurobanan.
- L@s emplead@s de Eurobanan, cualquiera sea su contrato, puesto o función en la ¨organización¨.
- Los autónomos.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, consultores, agentes, distribuidores, representantes y otros colaboradores de Eurobanan.
- Clientes y consumidores.
- Ex trabajadores, voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración.
- Candidatos a puestos de trabajo, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual en Eurobanan.
¿Quiénes pueden estar afectados por la comunicación recibida a través del Canal Ético Eurobanan?
Pueden ser personas afectadas o mencionadas en la comunicación recibida a través del Canal Ético (vía internet, teléfono, correo postal o reunión presencial),, todas aquellas personas que estén sujetas a la autoridad y control de Eurobanan, en virtud de una relación de índole laboral o mercantil y que actúen por cuenta y en beneficio de la misma, que hayan cometido alguna presunta irregularidad. Por ejemplo:
- Las personas pertenecientes al Organo de Administración, Dirección o supervisión, incluidos miembros ejecutivos no ejecutivos de Eurobanan;
- L@s emplead@s de Eurobanan, cualquiera sea su contrato, puesto o función en la ¨organización¨
- Contratistas, subcontratistas, proveedores, y otros colaboradores de Eurobanan.
¿Por qué debe comunicar lo que sabe a través del Canal Ético Eurobanan? ¿En qué le beneficia?
Todos tenemos el derecho de trabajar en un entorno positivo y, de la mano de este derecho, va la responsabilidad de actuar de forma ética y de informar a través de los canales habilitados por Eurobanan (vía internet, teléfono, correo postal o reunión presencial) si alguien no se está comportando adecuadamente.
Gracias a esta colaboración conjunta, logramos mantener un entorno saludable y productivo. Además, cualquier conducta inapropiada o ilícita a nivel corporativo puede poner en riesgo la existencia de la empresa en sí misma y exponerla a graves sanciones.
¿La dirección realmente quiere que informe?
Sí, así es. De hecho, necesitamos que informe.
Podrá darse el caso de que detecte una actividad que le inquiete. Si usted informa, se podrá minimizar su posible impacto negativo para l@s emplead@s, la Organización y la sociedad en general. Asimismo, su información puede contribuir a detectar cuestiones que puedan mejorar la cultura y el rendimiento corporativo.
¿Qué ocurrirá si su jefe u otros responsables están implicados en una conducta irregular?
El sistema y la distribución de informes del Canal Ético Eurobanan a traves de la plataforma EthicsPoint (vía internet o teléfono), garantiza que las partes implicadas en una presunta irregularidad no sean informadas sobre, ni puedan acceder a, aquellos informes en los que se les haya mencionado.
¿Cuándo puede comunicar a través del Canal Ético (vía internet/ teléfono) de Eurobanan?
El Canal Ético Eurobanan (vía internet/teléfono) está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año.
El Canal Ético (digital o vía internet) está accesible a través de:
- Web corporativa https://eurobanan.com/canal-etico/
- Directamente a través del enlace habilitado a Eurobanan, en EthicsPoint Eurobanan
El Canal telefónico (Linea directa)
País | Número de teléfono |
España | ……………………………. |
¿Puede presentar su comunicación en cualquier idioma?
Los idiomas en los que puede efectuar una comunicación, son español e inglés.
¿A dónde va su comunicación cursada vía internet o teléfono? ¿Quién tendrá acceso a ella?
La comunicación efectuada a través del Canal Ético (vía internet/teléfono) se registra directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. Navex pone estos informes a disposición exclusiva de determinadas personas autorizadas de la Organización encargadas de evaluarlos, investigarlos y sujetos a estrictos compromisos de confidencialidad.
Asimismo, las comunicaciones efectuadas por otros canales alternativos (postal, reunión presencial), serán tratadas únicamente por personas autorizadas de o por nuestra Organización
¿Debe utilizar el Canal Ético siempre que tenga una duda, inquietud o sugerencia?
NO. En caso de tener alguna duda, inquietud o sugerencia de índole ética y/o vinculada al Código de conducta y Ética empresarial de Eurobanan, la ¨Política del Sistema Interno de Información y Protección del Informante¨ y/o el ¨Procedimiento de Gestión de informaciones recibidas en el Canal Ético¨, podrá dirigirse al CCO Chief Compliance Officer de Eurobanan a través de la siguiente dirección de correo electrónico: canaletico@eurobanan.com, indicando como referencia “Consulta” o en su caso “Sugerencia” CANAL ÉTICO.
¿Cómo funciona el Canal Ético Eurobanan?
A través del sitio web (vía internet)
En caso de presentar una comunicación a través de la página web corporativa https://eurobanan.com/canal-etico/ ó directamente a través del enlace habilitado a Eurobanan, en el sitio EthicsPoint Eurobanan, la herramienta le solicitará que proporcione la información requerida para poder llevar a cabo la investigación de la conducta comunicada.
Tendrá la opción de navegar por el sitio web en español e inglés y presentar su comunicación en cualquiera de estos idiomas.
Se le dará la opción de permanecer en el anonimato o de proporcionar su nombre y detalles de contacto.
Una vez que haya completado su comunicación, se le proporcionará una ¨Clave de comunicación¨ y se le pedirá que cree una contraseña.
Podrá volver al sitio web en cualquier momento después de enviar su comunicación para actualizarla, utilizando su ¨Clave de comunicación¨ y su contraseña.
Eurobanan procurará acusar recibo de su comunicación en un plazo máximo de 7 días naturales, y es posible que también le remita preguntas de seguimiento para investigar más a fondo el asunto.
Por teléfono
Su llamada será atendida por un especialista cualificado del centro de llamadas de Navex.
Durante la llamada, se le preguntará si desea o no permanecer en el anonimato. Se le dará la opción de:
- Poner su identidad e información de contacto a disposición únicamente del personal de la Organización responsable de investigar las informaciones recibidas a través de este medio y que tiene la obligación de mantener la confidencialidad de dicha información y garantizar la inexistencia de represalias.
- Permanecer en el anonimato.
Al final de la llamada se le proporcionará una ¨Clave de comunicación¨ y se le pedirá que cree una contraseña. Si desea llamar de nuevo más tarde, la ¨Clave de comunicación¨ y la contraseña le permitirán a Navex acceder a la información sobre su comunicación.
Tanto si presenta su comunicación mediante el sitio web como por teléfono, ambos gestionados por Navex, los detalles de la misma se enviarán a personal autorizado de la Organización para fines de investigación y seguimiento.
Asimismo, las comunicaciones efectuadas por otros canales alternativos (postal, reunión presencial), serán tratadas únicamente por personas autorizadas de o por nuestra Organización, para fines de investigación y seguimiento.
¿Qué ocurre si extravía su ¨Clave de comunicación¨ u olvida la contraseña creada en las comunicaciones efectuadas vía internet o teléfono?
Para preservar la seguridad y confidencialidad, si pierde ¨Clave de comunicación¨ o la contraseña, tendrá que enviar un nuevo informe.
En este supuesto, tendrá que mencionar en el nuevo informe que este se refiere a un informe o una cuestión enviado previamente por usted.
¿Cuándo recibirá una respuesta a su comunicación? Plazos.
Cuando envíe una comunicación a través del Canal Ético (vía internet, teléfono, correo postal), nos comprometemos a dar una respuesta inicial en un plazo máximo de 7 días naturales, siguientes a su recepción.
En el caso de reunión presencial, será efectuada en un lugar habilitado al efecto y con condiciones de confidencialidad, en el plazo máximo de 7 días desde su petición. En este caso, se levantará acta, que se extenderá y firmará por duplicado, sirviendo la misma de acuse de recibo. Se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar con su firma el contenido del acta.
En algunos casos, es posible que se le requiera información adicional sobre el caso para que podamos seguir investigando el asunto. Si decide dar su nombre e información de contacto, el correspondiente personal autorizado de la Organización se pondrá en contacto con usted
La investigación y seguimiento de los hechos comunicados, puede requerir a menudo una investigación más detallada y exhaustiva que podría llevar más tiempo en completarse. En este sentido se ha establecido un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se hubiese remitido un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la comunicación, para efectuar la investigación interna de la comunicación recibida salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.
Si llama a la línea directa (teléfono) del Canal Ético Eurobanan, ¿se grabará su llamada?
No. Sin embargo, para crear un informe, el personal de Navex, especializado en comunicación y encargado de gestionar la línea telefónica, transcribirá todos los detalles de su comunicación, en el sitio EthicsPoint Eurobanan
¿Puede presentar una comunicación de forma anónima? Si se identifica, ¿se mantendrá la confidencialidad de su identidad?
No es necesario que se identifique cuando presente una comunicación a través del Canal Ético (vía internet/teléfono) Eurobanan, aunque le animamos a que lo haga. Podremos investigar mejor su comunicación si nos informa quién es usted y cómo localizarle. Si proporciona su nombre u otra información de identificación, su identidad se tratará como confidencial.
Durante la llamada telefónica, se le preguntará si desea o no permanecer en el anonimato. Se le dará la oportunidad de poner su identidad e información de contacto a disposición de personal de la Organización responsable de gestionar el Canal Ético y que está obligado a mantener la confidencialidad de la comunicación recibida; o bien puede optar por permanecer en el anonimato.
¿Qué ocurre si recuerda algo importante sobre la conducta irregular comunicada una vez presentada la comunicación? o ¿qué ocurre si la empresa tiene más preguntas acerca de su informe?
Cuando envíe un informe a través de EthicsPoint Eurobanan (vía internet o teléfono)se recibe un número aleatorio y único (¨Clave de comunicación¨) y se le solicitará que cree una contraseña.
Podrá volver a entrar en el sistema de EthicsPoint Eurobanan tanto por internet como telefónicamente y acceder al informe original para incorporar detalles o responder a preguntas planteadas por las personas autorizadas de la Organización que gestionan el Canal. Le recomendamos encarecidamente que acceda de nuevo al sistema EthicsPoint la página en el momento oportuno para responder a las preguntas de la Organización.
¿Las actualizaciones de un informe son igual de seguras que el informe inicial?
SI. La confidencialidad de cualquier correspondencia mantenida con EthicsPoint Eurobanan (vía internet/teléfono) es igual de estricta que la del informe inicial, al amparo del anonimato y la confidencialidad.
¿Las llamadas entrantes en la línea directa del Canal Ético Eurobanan son rastreadas?
No. El identificador de llamadas está deshabilitado para todas las llamadas entrantes.
¿Quién responde a las comunicaciones presentadas a través del Canal Ético Eurobanan?
Las comunicaciones se transfieren al personal designado y autorizado por la Organización.
En este sentido, el Consejo de Administración de Eurobanan, ha designado al Comité de Compliance de Eurobanan, como responsable ¨interno¨ del Sistema interno de Información para todas las empresas-centros asociados Eurobanan, quien se responsabiliza de la tramitación diligente de las informaciones recibidas a través de los canales de información habilitados.
Asimismo el Comité de Compliance, ha delegado en uno de sus miembros, el Chief Compliance Officer (CCO) de Eurobanan, la gestión del sistema y la tramitación de los correspondientes expedientes de investigación, siendo la persona encargada de mantener la comunicación con el informante y, en caso necesario, recabar del mismo información adicional y de darle respuesta.
¿Cuál es la política aplicable al tratamiento de los datos personales?
Eurobanan garantiza que los datos que puedan ser proporcionados a través del Canal Ético Eurobanan, se tratarán de manera lícita y adecuada y de conformidad con la Política de Privacidad del Canal Ético. Se requiere la lectura y aceptación de la Política de privacidad del Canal Ético de Eurobanan antes de enviar su informe, por internet o teléfono. Esta política de privacidad podría sufrir cambios. Una versión actualizada estará siempre disponible en nuestro apartado de privacidad en nuestra web https://eurobanan.com/. Sugerimos consultar periódicamente
¿Qué sucede si alguien sobre quien ha presentado una comunicación descubre que la he presentado Ud.?
La información de presuntos incumplimientos no solamente es un derecho, sino que, además, es una obligación para cualquier colaborad@r de Eurobanan, con independencia del tipo de relación laboral, societaria o mercantil existente.
Adicionalmente, clientes, proveedores, subcontratistas, socios de negocio u otros colaboradores tienen el derecho de informar a través del Canal Ético Eurobanan.
La política de Eurobanan es animar por lo tanto a comunicar irregularidades, así como proteger contra represalias a las personas que presenten esas comunicaciones, así como a sus allegados.
Como se manifiesta en nuestro Código de Conducta y Ética Empresarial, y en nuestra ¨Política del Sistema Interno de Información y Protección del Informante¨, Eurobanan no permite discriminación, penalización ni represalia de ningún tipo por presentar comunicaciones de buena fe sobre comportamientos ilegales o no éticos.
Las represalias son una grave violación de la normativa vigente y de nuestro Código de Conducta y Ética Empresarial y cualquier represalia por parte de alguna persona de Eurobanan, está sujeta a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido.
Si Ud. considera que ha sufrido represalias por haber hablado o participado en una investigación, le rogamos que plantee sus preocupaciones utilizando el Canal Ético Eurobanan.
¿Puede tener inconvenientes por contactar a través del Canal Ético Eurobanan? ¿Necesita aportar pruebas de que alguien está haciendo algo incorrecto antes de presentar una comunicación?
Le animamos a presentar cualquier comunicación legítima y de buena fe, incluso si carece de pruebas de que se esté cometiendo una acto ilícito o contrario a nuestro Código de Conducta y Ética Empresarial.
No obstante debe tener en cuenta que presentar intencionalmente acusaciones falsas mediante cualquier canal es un asunto legal grave.
Seguridad y confidencialidad de la comunicación
¿Utilizar un ordenador o dispositivo de la empresa generará un registro en el Servidor que mostrará todos los sitios web a los que se conecta su PC o dispositivo? ¿Identificará este registro como el autor del informe?
Navex y su herramienta EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, por lo que no existirá información alguna que vincule su PC o dispositivo con EthicsPoint.
No obstante, si le incomoda generar un informe en su PC o dispositivo del trabajo, también podrá hacerlo desde un PC ajeno al entorno laboral a través de la web segura de EthicsPoint.
Si envía un informe desde su casa, ¿seguirá siendo anónimo?
Cualquier informe enviado desde su casa, desde el ordenador de un familiar o amigo o desde cualquier portal de internet seguirá estando protegido y siendo anónimo. Los portales de internet no identifican nunca al visitante por su nombre de usuario y el sistema de Navex y su herramienta EthicsPoint borra las direcciones de internet por lo que la confidencialidad está totalmente garantizada.
¿La línea telefónica gratuita es también confidencial y anónima?
Sí. Se le solicitará la misma información que usted proporcionaría en un informe generado a través de internet y un entrevistador de Navex transcribirá sus respuestas en la web de EthicsPoint. A la entrega de estos informes se aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.
Derecho de acudir a un Canal Externo- Otros derechos
Eurobanan reconoce el derecho que tiene cualquier informante, de acudir directamente o después de haber efectuado una comunicación a través del ¨Canal Ético Eurobanan¨ a un sistema público de información (¨Canal Externo¨), gestionado por una autoridad pública, la Autoridad Independiente de Protección del Informante (“A.A.I”) o en su caso las autoridades autonómicas o europeas que se creen con tal cometido.
Eurobanan reconoce igualmente, que el informante en última instancia, podrá efectuar una revelación pública de la infracción de la que hubiese tenido conocimiento, en el supuesto que tras haber realizado la comunicación por el Canal interno de Eurobanan o al ¨Canal Externo¨ gestionado por la “A.A.I”, no se hayan tomado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido y entienda que se da una situación de peligro inminente para el interés público
Contacto
¿Cómo contactar con Eurobanan si tiene preguntas adicionales sobre el Canal Ético?
Puede ponerse en contacto a través de:
La siguiente dirección de correo electrónico: canaletico@eurobanan.com, indicando como referencia “Consulta” o en su caso “Sugerencia” CANAL